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會議營銷活動是活動運(yùn)營中常見的一個(gè)運(yùn)營方式，那么這樣的運(yùn)營方式有哪些要點(diǎn)呢？文章對此展開分享。
活動運(yùn)營：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場完美的會議營銷活動
作為營銷中的重要組成部分，會議營銷經(jīng)常被廣泛應(yīng)用于市場銷售活動中，特別是對于B2B的企業(yè)營銷領(lǐng)域。
會議營銷的實(shí)質(zhì)是通過鎖定目標(biāo)顧客群體，通過空間、演講、展示、體驗(yàn)等全方位形式展現(xiàn)專業(yè)的企業(yè)形象，并通過與目標(biāo)群體的接觸互動，進(jìn)行銷售意向的挖掘并進(jìn)行隱藏式銷售。
在運(yùn)營工作越來越細(xì)分的當(dāng)下，會議營銷隸屬于活動運(yùn)營范疇，表現(xiàn)形式通常有幾種：沙龍、會議、展會這幾種形式。這就要求運(yùn)營人員能夠根據(jù)企業(yè)營銷目標(biāo)制定相應(yīng)的活動策劃，接下來，我將通過幾個(gè)實(shí)例來說明不同形式會議營銷活動應(yīng)該把握的關(guān)鍵點(diǎn)！
活動運(yùn)營：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場完美的會議營銷活動
會議營銷活動關(guān)鍵點(diǎn)
一.溝通到位，真正領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖
領(lǐng)導(dǎo)對于公司戰(zhàn)略，產(chǎn)品未來走向其實(shí)是最清楚的，所以在活動前的反復(fù)溝通與確認(rèn)就相當(dāng)重要。
例如，當(dāng)時(shí)所在的一家移動醫(yī)療創(chuàng)業(yè)企業(yè)，CEO說，公司的健康云平臺即將上線了，請幾家媒體來開個(gè)發(fā)布會吧，加大硬件+web平臺+APP產(chǎn)品的曝光，快速推向市場。
于是，我想，領(lǐng)導(dǎo)說了，地點(diǎn)選上海，要高大上，那就選個(gè)五星級酒店舉辦一場高端的發(fā)布會吧。于是迅速約了幾家供應(yīng)商開始了活動策劃，并做了4家供應(yīng)商的對比方案。
結(jié)果可想而知，碰壁了。CEO并不想要奢華的舞臺，畢竟創(chuàng)業(yè)階段老板希望每一分錢都用到極致。一個(gè)創(chuàng)業(yè)咖啡廳，邀請一些意向投資人，企業(yè)，行業(yè)媒體，進(jìn)行一次面對面的深度交流，看看市場對于這款產(chǎn)品的反響如何，這才是老板想要的效果。
所以，在活動策劃開展之前，運(yùn)營人員需要與領(lǐng)導(dǎo)們反復(fù)溝通，溝通前，做好Plan A，Plan B，Planc不同場地，不同主題，不同展現(xiàn)形式，不同階梯的預(yù)算，每個(gè)計(jì)劃預(yù)期覆蓋的人群、達(dá)到的效果都需要清晰列明。與領(lǐng)導(dǎo)做一次深度溝通，確定好方向后，才能達(dá)到事半功倍的效果。
二.明確目的，以最佳形式展示核心內(nèi)容
該部分以展會為例，目前行業(yè)峰會，論壇是同行進(jìn)行品牌展示，業(yè)內(nèi)交流的重要形式。
通常，會聚集一班生產(chǎn)及服務(wù)廠家，就某個(gè)主題發(fā)表主題演講，并設(shè)置相應(yīng)的贊助商展位，同時(shí)邀請目標(biāo)客戶群體來現(xiàn)場參觀交流。
所以，作為參展商，策劃的重點(diǎn)就在于：展廳、演講、展位互動、媒體曝光這幾部分。
從展廳設(shè)計(jì)來看，以突出slogan+主推產(chǎn)品為核心，以阿里云展廳為例，該展廳為全定制化搭建，三面開，都有l(wèi)ogo露出，同時(shí)突出slogan“為了無法計(jì)算的價(jià)值”，展廳內(nèi)設(shè)置不同的產(chǎn)品分區(qū)，并設(shè)置演示體驗(yàn)區(qū)，供來訪客戶體驗(yàn)。
活動運(yùn)營：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場完美的會議營銷活動
阿里云展臺
對于大品牌而言，因?yàn)轭A(yù)算充足，所以一般都會選擇定制展廳，以設(shè)計(jì)契合產(chǎn)品定位、特征的獨(dú)特展臺，通常這種定制的展臺在一眾標(biāo)展中會特別“驚艷”，非常吸引眼球，自然展廳的人流也會旺很多。
但是對于普通型企業(yè)，特別是初創(chuàng)階段企業(yè)，可能并沒有那么充足的預(yù)算來定制展臺，那么選擇標(biāo)展的時(shí)候，就要注意幾個(gè)細(xì)節(jié)：
1.提前做計(jì)劃，通常展會以合同簽訂日期為準(zhǔn)，越早越具有優(yōu)先選擇權(quán)：
作為運(yùn)營人員，可以提前做計(jì)劃，如果確定參加，盡早與主辦方溝通，預(yù)定位置，通常出入口，三岔口的位置都是優(yōu)于角落及單通道的位置的。按照人流指引圖，盡可能選擇一個(gè)優(yōu)越的位置。
2.標(biāo)展也能出玩出新意：
通常如果是選擇標(biāo)準(zhǔn)展位，那么就省去了展廳設(shè)計(jì)及搭建這部分工作。這個(gè)時(shí)候，背景展示板就非常關(guān)鍵了。
通常背景板展示內(nèi)容+易拉寶+宣傳冊為一整套物料，主題與風(fēng)格必須統(tǒng)一，展板是提綱挈領(lǐng)一句話的總結(jié)，易拉寶是關(guān)鍵內(nèi)容的展示，宣傳冊即是公司產(chǎn)品整體的完整介紹。
背景板展示可以選擇主打品牌，或新產(chǎn)品，新功能，或者綜合解決方案。可以結(jié)合展會性質(zhì)，如果來訪客戶都是特定行業(yè)，就可以針對這個(gè)行業(yè)客戶制定相應(yīng)解決方案，并結(jié)合行業(yè)客戶特點(diǎn)來決定展示風(fēng)格，這樣更能加深這個(gè)行業(yè)客戶的印象。
通常，展會也是公司微信公眾號漲粉的一個(gè)好機(jī)會，所以可以聯(lián)合新媒體運(yùn)營同事，制作一個(gè)“關(guān)注有驚喜”的小型展臺互動活動，掃碼關(guān)注后，可進(jìn)入到一個(gè)H5動畫，并社交媒體，就能獲取精美禮品一份。互動環(huán)節(jié)的設(shè)置與禮品的選擇，決定了客戶對于這個(gè)互動的好感度與參與感，所以需要十分用心地去準(zhǔn)備。
活動運(yùn)營：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場完美的會議營銷活動
標(biāo)準(zhǔn)展位
3.主題演講提升客戶認(rèn)知：
目前行業(yè)展會或峰會，通常是以展臺+論壇兩種形式結(jié)合，如果預(yù)算充足，或者公司領(lǐng)導(dǎo)層有自帶IP效應(yīng)的人物，建議選擇對應(yīng)的分會場發(fā)表主題演講。因?yàn)檠葜v一方面能給客戶一種這個(gè)企業(yè)實(shí)力比較強(qiáng)，有干貨可以分享；另一方面，意向客戶聽了分享后，能提升產(chǎn)品的認(rèn)知度。
演講內(nèi)容也是運(yùn)營需要參與策劃的，盡量出干貨，可以是行業(yè)洞察或者公司對于某一領(lǐng)域深入的研究成果，最好用大量數(shù)據(jù)說話，因?yàn)閿?shù)據(jù)的說服力是最強(qiáng)的，在分享中自然地引出公司新推出的產(chǎn)品，詳細(xì)闡述能為企業(yè)創(chuàng)造的效益與商業(yè)價(jià)值。優(yōu)秀的演講技巧，有故事，有段子，順帶安利產(chǎn)品，能夠獲得在場客戶的極大認(rèn)可，結(jié)束后，也能吸引一波人流前往展臺體驗(yàn)產(chǎn)品。
三：把握關(guān)鍵流程，制定應(yīng)急預(yù)案
制定會議營銷排期表，以前，中，后三個(gè)階段來制定。不同類型的活動對于三個(gè)階段的工作要求也不同，該部分以自辦沙龍活動為例來說明：
1：前期準(zhǔn)備
主題：
舉辦沙龍的目的與預(yù)期如何？客戶答謝會，粉絲見面會，或者是線下大咖分享等，根據(jù)活動性質(zhì)擬定相應(yīng)主題，通常主題中凸顯誰舉辦？品牌露出，分享的主題是什么？由誰來講？分享者的名人效應(yīng)。
時(shí)間：
工作日or周末？之前我們辦沙龍一度糾結(jié)于這個(gè)時(shí)間問題，還是看活動性質(zhì)，比如我們之前舉辦的hr大咖關(guān)于人力資源六大模塊的分享，就是定于工作日，我們給報(bào)了名的hr發(fā)了很正式的邀約郵件，并列明分享的重點(diǎn)，作為一次業(yè)內(nèi)交流，可以向公司申請外勤。
如果是針對粉絲的見面會，個(gè)人技能提升的大咖微課，建議選擇周末，配上茶點(diǎn)，到場率基本也是蠻高的。
地點(diǎn)：
小型沙龍，目前創(chuàng)業(yè)咖啡廳，聯(lián)合創(chuàng)業(yè)空間，孵化器等是比較合適的選擇，費(fèi)用不高且現(xiàn)場容易營造氛圍。根據(jù)活動規(guī)模選擇合適的場地，同時(shí)可以借助場地方長期積攢的人氣與資源，共同推進(jìn)活動，邀請演講嘉賓或者受眾都是非常靠譜的合作。
人物：
抱大腿。盡量發(fā)動資源去找大咖，可以通過熟人介紹，社群，圈子等方式去找，明確沙龍目的與方向，能給大咖帶來的收益，比如結(jié)識一群業(yè)內(nèi)大咖，大咖的干貨與出色的演講能大大提高活動逼格。
流程：
活動開場，高潮，壓軸如何安排，中間如何穿插一些小插曲，每個(gè)演講嘉賓的時(shí)間控制與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，都要精心安排，這樣才能讓受眾保持較高的精神集中度。選擇一位有經(jīng)驗(yàn)，控場能力較強(qiáng)的主持人，對于活動突發(fā)應(yīng)急處理都是非常重要的。
物料：
簽到及人手禮，H5，海報(bào)，朋友圈長圖，邀請函，會場指引圖，EDM,短信，電話邀約術(shù)語，都需要精心準(zhǔn)備及設(shè)計(jì)好并盡可能提前著手設(shè)計(jì)，預(yù)留一定的彈性時(shí)間以防出現(xiàn)什么意外，還有時(shí)間調(diào)整。
人手禮的準(zhǔn)備，有些企業(yè)會有定制的吉祥物或者周邊，可以作為禮品贈送，也可以視情況與其他企業(yè)合作，這個(gè)運(yùn)營可以根據(jù)預(yù)算及活動性質(zhì)來決定。
報(bào)名渠道：
可以通過公司雙微，社群，活動行，互動吧，31會議，信鴿等第3方渠道發(fā)布相關(guān)信息，不過建議使用同一報(bào)名入口，比如添加公司微信客服MM，轉(zhuǎn)發(fā)朋友圈，邀請其他人關(guān)注，也可以直接提交報(bào)名信息，最好包含，公司，姓名，職位，電話，郵箱等關(guān)鍵信息，方便后續(xù)跟蹤聯(lián)絡(luò)。
預(yù)算：
作為運(yùn)營，對于一般活動項(xiàng)目的花費(fèi)都要做到了如指掌，比較做預(yù)算，太少了，后期追加困難度高。預(yù)算太高，領(lǐng)導(dǎo)可能會砍掉一大截，合理的市場報(bào)價(jià)與適當(dāng)?shù)挠嗍潜ＷC活動如期開展的先決條件。
2.活動執(zhí)行
工作人員分工與職責(zé)明晰：
制定清晰的工作分工表，并且責(zé)任到人，不能含糊地說誰負(fù)責(zé)某一模塊就完事了，而是要把每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都列明確定好。開場前再face to face溝通一次，是否對于工作任務(wù)清晰明了，對于突發(fā)情況的后備方案是否預(yù)備好，以免發(fā)生因?yàn)閷θ蝿?wù)理解不到位而出現(xiàn)執(zhí)行偏差的情況。
細(xì)節(jié)把握：
細(xì)節(jié)，是決定整場活動成敗的關(guān)鍵，比如PPT中錯(cuò)別字，諧音字，之前百度PPT至今令人印象深刻，所以每一個(gè)細(xì)節(jié)執(zhí)行是否到位，都關(guān)系到受眾對于活動的評價(jià)。
3.后期宣傳，下期預(yù)告
現(xiàn)場速記是活動后發(fā)稿的關(guān)鍵，并且很多受眾希望會后可以得到干貨資料，所以會后對于活動的總結(jié)稿就有賴于速記的完整度。
會后宣傳最好在活動結(jié)束當(dāng)天發(fā)布，如果人手不足，可以安排第2天發(fā)布，所謂趁火打鐵就是這個(gè)道理。
如果沙龍是連續(xù)性的，也可以借此機(jī)會做下一期的預(yù)告，告知受眾持續(xù)關(guān)注動態(tài)。
活動運(yùn)營：把握3個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，策劃一場完美的會議營銷活動
活動執(zhí)行簡表
以上的總結(jié)，源于多年的會議營銷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，一名出色的活動運(yùn)營人員，需要具備全局觀，出色的溝通能力，優(yōu)異的統(tǒng)籌與執(zhí)行能力。
新聞發(fā)布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，媒體獲得新聞最重要的一個(gè)途徑就是新聞發(fā)布會，幾乎100％的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發(fā)布會上人物、事件都比較集中，時(shí)效性又很強(qiáng)，且參加發(fā)布會免去了預(yù)約采訪對象、采訪時(shí)間的一些困擾，另外，新聞發(fā)布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機(jī)會。
一、新聞發(fā)布會的操作技巧
新聞發(fā)布會的標(biāo)題選擇
新聞發(fā)布會一般針對對企業(yè)意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個(gè)新聞發(fā)布會都會有一個(gè)名字，這個(gè)名字會打在關(guān)于新聞發(fā)布會的一切表現(xiàn)形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會的標(biāo)題時(shí)，一般需要注意以下幾點(diǎn)。
1、避免使用新聞發(fā)布會的字樣。我國對新聞發(fā)布會是有嚴(yán)格申報(bào)、審批程序的，對企業(yè)而言，并沒有必要如此煩瑣，所以直接把發(fā)布會的名字定義為“**信息發(fā)布會”或“**媒體溝通會”即可。
2、最好在發(fā)布會的標(biāo)題中說明發(fā)布會的主旨內(nèi)容。如：“某某企業(yè)2005新品發(fā)布信息發(fā)布會”。
3、通常情況下，需要打出會議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和主辦單位。這個(gè)可以在發(fā)布會主標(biāo)題下以字體稍小的方式出現(xiàn)。
4、有時(shí)，可以為發(fā)布會選擇一個(gè)具有象征意義的標(biāo)題。這時(shí)，一般可以采取主題加副題的方式。副題說明發(fā)布會的內(nèi)容，主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達(dá)的主要含義。如：海闊天空五星電器收購青島雅泰信息發(fā)布會
新聞發(fā)布會的時(shí)間選擇
新聞發(fā)布的時(shí)間通常也是決定新聞何時(shí)播出或刊出的時(shí)間。
因?yàn)槎鄶?shù)平面媒體刊出新聞的時(shí)間是在獲得信息的第二天，因此要把發(fā)布會的時(shí)間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會議時(shí)間保證在1小時(shí)左右，這樣可以相對保證發(fā)布會的現(xiàn)場效果和會后見報(bào)效果。
發(fā)布會應(yīng)該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發(fā)布會后共進(jìn)午餐或晚餐，這并不可取。如果不是歷時(shí)較長的邀請記者進(jìn)行體驗(yàn)式的新聞發(fā)布會，一般不需要做類似的安排。
有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發(fā)布，也會邀請記者出席。但應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。
在時(shí)間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件，媒體對這些事件的大篇幅報(bào)道任務(wù)，會沖淡企業(yè)新聞發(fā)布會的傳播效果。
新聞發(fā)布會的地點(diǎn)安排
場地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業(yè)形象的角度來說，重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店。
酒店有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？
發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會的場所時(shí)，還必須考慮以下的問題：
·會議廳容納人數(shù)？主席臺的大小？投影設(shè)備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價(jià)錢是否合理？有沒有空間的浪費(fèi)？
·背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會代為安排。
·酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。
新聞發(fā)布會的席位擺放
擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。
擺放回字型會議桌的發(fā)布會現(xiàn)在也出現(xiàn)的較多，發(fā)言人坐在中間，兩側(cè)及對面拜訪新聞記者坐席，這樣便于溝通。同時(shí)也有利于攝影記者拍照。
注意席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。
發(fā)布會其他道具安排
最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。
新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。在發(fā)布崦趴諦璋才徘┑教ê頹┑講盡R話慊嵋榛嵋?笥牖嵴吡糲旅???枳急負(fù)謾扒氪兔??焙?br/>
新聞發(fā)布會的資料準(zhǔn)備
提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應(yīng)為：
1、會議議程
2、新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）
5、公司宣傳冊
6、產(chǎn)品說明資料。（如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）
7、有關(guān)圖片
8、紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）
9、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）
10、空白信箋、筆（方便記者記錄）
發(fā)布會發(fā)言人的確定
新聞發(fā)布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機(jī)會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認(rèn)知會產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無疑也會令人不悅。
新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：
·公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。
·良好的外型和表達(dá)能力。發(fā)言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達(dá)能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表包括身體語言整潔、大方得體。
·執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力。
·有現(xiàn)場調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動發(fā)布會現(xiàn)場的氣氛。
發(fā)言人回答記者問的準(zhǔn)備
在新聞發(fā)布會上，通常在發(fā)言人進(jìn)行發(fā)言以后，有一個(gè)回答記者問的環(huán)節(jié)。可以充分通過雙方的溝通，曾強(qiáng)記者對整個(gè)新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準(zhǔn)備、親和力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪，可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進(jìn)一步的升華。
在答記者問時(shí)，一般由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時(shí)，如涉及到專業(yè)性強(qiáng)的問題，由他人輔助。
發(fā)布會前主辦方要準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點(diǎn)，邀請其在會后探討。
有些企業(yè)喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。
新聞發(fā)布會對記者的邀請
媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時(shí)如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
邀請的時(shí)間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝选Ｂ?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時(shí)可以采取書面邀請函的方式。
適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔Πl(fā)布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個(gè)驚喜?！拔乙诘谝粫r(shí)間把這消息報(bào)道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報(bào)紙已經(jīng)報(bào)道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個(gè)企業(yè)與某些報(bào)社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時(shí)，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時(shí)也必須進(jìn)行回絕。
新聞發(fā)布會的幾個(gè)誤區(qū)
誤區(qū)之一：沒有新聞的新聞發(fā)布會。有些企業(yè)似乎有開發(fā)布會的嗜好，很多時(shí)候，企業(yè)并沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時(shí)不時(shí)地開個(gè)發(fā)布會。造成的后果是，企業(yè)雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發(fā)布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過于喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達(dá)的內(nèi)容。
誤區(qū)之二：新聞發(fā)布的主題不清。從企業(yè)的立場出發(fā)，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時(shí)候得了金獎(jiǎng)，什么時(shí)候得到了認(rèn)證，什么時(shí)候得了第一，什么時(shí)候捐資助學(xué)。但是偏離了主題的的東西在媒介眼中，形同廢紙。
又有的企業(yè)在傳播過程中，生怕暴露商業(yè)機(jī)密，凡涉及到具體數(shù)據(jù)時(shí)總是含含糊糊一談到敏感話題就“環(huán)顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調(diào)查。這樣一來，媒體想知道的，企業(yè)沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業(yè)又不厭其煩。
一：應(yīng)有前期的規(guī)劃：
俗話說，不能打無準(zhǔn)備的仗，每做一件事都應(yīng)是規(guī)劃當(dāng)中的一步。招商會也只不過是公司全年運(yùn)作的計(jì)劃之一，很多的企業(yè)在臨近開會的期間竟然還沒想好會議怎么開，以什么方式，什么主題開等？甚至有些企業(yè)在聽到別人開會成功的消息就偶生開招商會的念頭?；蛴行┢髽I(yè)新超盤手一上任，新官上任三把火為了表現(xiàn)出點(diǎn)成績，在沒有與公司完全磨合的情況下就盲目開會，這樣的會議風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)是相對較高的。只有事先整體規(guī)劃好，具體小調(diào)整這樣的會議才會加大成功機(jī)率。
二：明確所要推出的方案和政策
一場成功的會議除了良好的產(chǎn)品外，方案拉動點(diǎn)是致關(guān)重要的。很多的企業(yè)在開會臨期才著急想方案，或四處打聽模仿別家公司方案。借簽雖是一種智慧，但往往很難模仿到他的精神，如果只是領(lǐng)悟了其表面就會形成畫虎不成反其犬，得不償失。
三：明確會議的目的
了解會議目的，說到這里可能大家會覺的好笑，招商會不就是為了簽單嗎？當(dāng)然簽單是肯定的，可我相信除了簽單外肯定會有相應(yīng)的目的和延續(xù)的效益。會議在的目的可能會有多樣，可應(yīng)該要有核心目的，和附加的目的。
四：市場的分析
數(shù)據(jù)才是成功的保障，在開會前一定要做市場調(diào)查，比如說城市地區(qū)數(shù)，人口數(shù)量，目標(biāo)客戶群，市場消費(fèi)層次，消費(fèi)習(xí)慣，目標(biāo)市場的竟品操作模式。只有當(dāng)你做了具體的調(diào)查后才知道自己方案的可行性。及成本核算。
五：提煉會議的亮點(diǎn)
現(xiàn)在各行各業(yè)會議平凡，導(dǎo)致客戶對會議疲乏，所以現(xiàn)在邀約是各會議主辦方棘手的問題。會議亮點(diǎn)是邀約的主要吸引點(diǎn)，亮點(diǎn)包括會議的地點(diǎn)，主講老師，主辦方的實(shí)力，產(chǎn)品的政策，會議形式。
六：做好前期的籌備
一場成功的會議60%取決會前的籌備。會務(wù)人員獎(jiǎng)罰機(jī)制設(shè)計(jì)，邀請函設(shè)計(jì)一定要主題鮮明亮點(diǎn)突出。會議人員要掌握公司產(chǎn)品政策要進(jìn)行人員培訓(xùn)，讓每位員工都在熱情中工作，在目標(biāo)中前進(jìn)。物料清單制作和檢查，在邀約前要做邀約培訓(xùn)，并模擬演練。節(jié)目彩排，人員分工，節(jié)目不一定是很專業(yè)可卻能會場地點(diǎn)確定，物料準(zhǔn)備，簽單培訓(xùn)，意向客戶人員統(tǒng)計(jì)，會議流程設(shè)計(jì)，流程彩排。
七：會中環(huán)節(jié)的把控
會場布置要營造氛圍，彰顯的感覺要與產(chǎn)品文化相吻合。人員接待要注意細(xì)節(jié)老客戶和意象客戶要區(qū)分開，有便與工作人員談單。會議流程的設(shè)置要有吸引力，講師課程及風(fēng)格要適合目標(biāo)客戶的習(xí)慣。并把產(chǎn)品和公司無形中從課程中烘托出來。
八：會后的跟進(jìn)與催款
會后的跟近在整個(gè)招商會中占有一定的比率。會后意向客戶重點(diǎn)跟進(jìn)，簽單客戶發(fā)貨安排，會議時(shí)間確定都要及時(shí)。尤其是簽單后的客戶催款，在會議結(jié)束后要做及時(shí)總結(jié)，并針對性做一場催款培訓(xùn)。
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