本文目錄

1. 準(zhǔn)備會議材料的要求
2. 會議紀(jì)要有什么重要性
3. 會議準(zhǔn)備工作的意義

準(zhǔn)備會議材料的要求包括準(zhǔn)確性、完整性、清晰性、及時性和適應(yīng)性。

準(zhǔn)確性

會議材料的準(zhǔn)確性是基本要求。所有提供的數(shù)據(jù)和信息都必須是真實的，沒有誤導(dǎo)性的內(nèi)容。例如，如果會議涉及財務(wù)報告，那么所有的數(shù)字和數(shù)據(jù)都必須經(jīng)過核實，確保準(zhǔn)確無誤。準(zhǔn)確性不僅體現(xiàn)在內(nèi)容上，也包括語法、拼寫和格式等細(xì)節(jié)。任何小的錯誤都可能影響信息的傳達(dá)，甚至可能損害公司的形象。

完整性

完整性意味著會議材料應(yīng)該包含所有必要的信息，以便與會者能夠全面了解討論的主題。遺漏關(guān)鍵信息可能會導(dǎo)致誤解或決策失誤。例如，在提交項目建議書時，除了描述項目的目標(biāo)和計劃外，還應(yīng)包括風(fēng)險評估、預(yù)算和時間表等關(guān)鍵信息。

清晰性

清晰性要求會議材料的組織結(jié)構(gòu)清晰，語言簡潔明了。材料應(yīng)該按邏輯順序排列，以便讀者能夠輕松跟隨并理解。避免使用復(fù)雜的術(shù)語或冗長的句子。如果可能的話，使用圖表、圖片和其他視覺輔助工具來增強(qiáng)信息的傳達(dá)效果。

及時性

及時性是指會議材料應(yīng)該在會議開始前足夠的時間內(nèi)準(zhǔn)備好，以便與會者有足夠的時間審閱。提前分發(fā)材料可以讓與會者有時間思考并準(zhǔn)備討論，從而提高會議效率。在某些情況下，可能需要在會議結(jié)束后盡快提供補(bǔ)充材料或更新，以反映討論的結(jié)果或新的信息。

適應(yīng)性

適應(yīng)性意味著會議材料應(yīng)根據(jù)與會者的背景和需求進(jìn)行調(diào)整。例如，如果與會者來自不同的部門或具有不同的專業(yè)背景，那么材料應(yīng)該使用他們都能理解的語言和術(shù)語。此外，材料的格式和布局也應(yīng)考慮到易用性和可訪問性，例如提供電子版本以方便在移動設(shè)備上閱讀。

1、促使會議記錄者有針對性地記錄重點，專注于會議中傳達(dá)的精神、有爭議的議題和最終的決定事項，避免出現(xiàn)錯漏，忠實地反映會議重要內(nèi)容。

2、推進(jìn)會議制度化、規(guī)范化管理。要做好會議紀(jì)要，就要求相應(yīng)地規(guī)范上會程序，如議題申報、會議記錄、歸檔管理等都須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)討論研究達(dá)成的結(jié)果，為各單位下一階段工作的開展指明方向和重點，也為場領(lǐng)導(dǎo)提供會議的總結(jié)性資料，更可向上級部門呈現(xiàn)我場的工作、學(xué)習(xí)和發(fā)展情況。

會議紀(jì)要的特點

1、紀(jì)實性會議紀(jì)要是根據(jù)會議的主旨、議程、決議等概括整理成文的，對會議基本情況是紀(jì)實性的。會議紀(jì)要的撰寫者，不能變更會議議定的事項，不能隨更改動會議上達(dá)成的共識和形成的決議，更不能對會議內(nèi)容進(jìn)行隨意的評議。

2、提要性會議紀(jì)要與會議紀(jì)錄不一樣，不是有言必錄，而是提要性的，將會議中重要的情況，重大問題的決定和決策意見簡明扼要地陳述出來。

1.會場預(yù)約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預(yù)約。2.會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 3.印刷材料的設(shè)計制作根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。4.參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5.參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。6.參會者業(yè)余時間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計專門的旅游線路。如何選擇會議場所選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：★大小要適中會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”★地點要合理臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。★附屬設(shè)施要齊全會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因為“上次會議就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。★要有停車場現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。公開場合你會發(fā)言嗎有些時候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機(jī)會，這時應(yīng)該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些什么呢?◆為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。◆預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點。◆對著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。◆使用簡潔、明了、易懂的語言。◆保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。◆測定自己的發(fā)言時間，使它保持在一個許可的時間范圍內(nèi)。◆用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。◆控制講話的速度，要不快不慢、恰到好處。◆演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽眾一個思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。◆避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。◆在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費了聽眾的時間和精力。展覽會安排規(guī)范展覽會是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。從內(nèi)容上看，展覽會既,有專,業(yè)性,的，譬如“英國教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。從形式上看，展覽會有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計運作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費用預(yù)算。再次，制訂某些非常實用的策略，構(gòu)思某些獨特新穎的策劃，使一個簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計劃與預(yù)算呈報上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。最后，做好展覽會結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場所安排談判場所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個藝術(shù)陳列室。在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆o論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。無論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個座位具有權(quán)力感，中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往往禮待來賓坐上座，否則還不如在第三方場地舉行談判以避諱。你如果在談判中想通過座位的安排暗示影響力，最好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對每個人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

1.會場預(yù)約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預(yù)約。2.會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 3.印刷材料的設(shè)計制作根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。4.參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5.參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。6.參會者業(yè)余時間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計專門的旅游線路。如何選擇會議場所選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：★大小要適中會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”★地點要合理臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。★附屬設(shè)施要齊全會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因為“上次會議就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。★要有停車場現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。公開場合你會發(fā)言嗎有些時候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機(jī)會，這時應(yīng)該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些什么呢?◆為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。◆預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點。◆對著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。◆使用簡潔、明了、易懂的語言。◆保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。◆測定自己的發(fā)言時間，使它保持在一個許可的時間范圍內(nèi)。◆用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。◆控制講話的速度，要不快不慢、恰到好處。◆演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽眾一個思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。◆避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。◆在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費了聽眾的時間和精力。展覽會安排規(guī)范展覽會是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。從內(nèi)容上看，展覽會既,有專,業(yè)性,的，譬如“英國教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。從形式上看，展覽會有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計運作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費用預(yù)算。再次，制訂某些非常實用的策略，構(gòu)思某些獨特新穎的策劃，使一個簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計劃與預(yù)算呈報上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。最后，做好展覽會結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場所安排談判場所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個藝術(shù)陳列室。在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆o論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。無論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個座位具有權(quán)力感，中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往往禮待來賓坐上座，否則還不如在第三方場地舉行談判以避諱。你如果在談判中想通過座位的安排暗示影響力，最好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對每個人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

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